Procesos de gestión de efectivo más rápidos, seguros y precisos

"Una relación continua con los clientes es clave para ofrecerles valor de por vida".

Antecedentes

Wenty Leagues, situado en Wentworthville NSW, Australia, es un lugar de entretenimiento a gran escala que alberga múltiples restaurantes, bares, instalaciones de juego y espacios para eventos. En 2020, el club contaba con 70.000 socios registrados que realizaban más de 1,4 millones de visitas al año.

Reto

Con una gran afluencia de efectivo que entraba en el negocio cada día y que se gestionaba en gran medida de forma manual, Wenty Leagues estaba sometida a un procedimiento de gestión de efectivo que consumía mucho tiempo y era inseguro. Junto con una gran reforma de sus instalaciones, Wenty quería que sus procesos de caja fueran más eficientes, más seguros y más precisos.
"Manejamos grandes volúmenes de efectivo con muchas transacciones diarias en todo nuestro negocio, por lo que es importante para nosotros asegurar nuestro dinero", dice Stuart Jamieson, Director de Operaciones de Wenty Leagues. "La eficiencia operativa es realmente importante aquí: es clave para el negocio y también una parte fundamental de mi función".

Solución

En colaboración con Gunnebo Cash Management, Wenty Leagues cuenta ahora con una serie de recicladores de efectivo RS8 y R8 instalados en la trastienda que utilizan para gestionar el flujo de efectivo de sus máquinas tragaperras y para abastecer el mostrador de cambio. También utilizan recicladores de efectivo en sus cajas.

Las recicladoras de efectivo RS8 tienen una capacidad de 16.400 billetes y 27.000 monedas en moneda australiana, con una velocidad de conteo de 10 billetes por segundo y 12 monedas por segundo. La velocidad y la precisión que proporcionan estas máquinas permiten a Wenty Leagues conciliar y cuadrar la recaudación en una fracción del tiempo que antes tardaban los procesos manuales.

Software de control de efectivo de última generación

Todas las unidades de gestión de efectivo están integradas en el software de control de efectivo de Gunnebo, una plataforma web diseñada para gestionar y controlar los procesos de efectivo. Este software ofrece a Wenty Leagues funciones como la elaboración de informes en tiempo real, pistas de auditoría, una visión completa del ciclo del efectivo, acceso remoto, devolución de efectivo en el mismo día, integración de CIT y optimización de la gestión del efectivo.

Gunnebo Cash Management ha desarrollado esta plataforma a lo largo del tiempo junto con el equipo operativo de Wenty Leagues para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

"Es un sistema muy maleable... que se adapta a lo que el cliente requiere".

"Nos gusta entender cómo la tecnología les está aportando valor, cómo está cambiando su negocio a lo largo del tiempo y cómo podríamos necesitar ajustar las cosas, ya sea a través del hardware, el software o los servicios que ofrecemos", añade Michael Brookes, que dirige el negocio de gestión de efectivo de Gunnebo en Australia y Nueva Zelanda".

Beneficios
Gracias a la implantación de los recicladores de efectivo de Gunnebo, Wenty Leagues está ahorrando muchas horas de conciliación y balance, y los tiempos del proceso de liquidación se han reducido a la mitad. Los informes en tiempo real y las funciones de seguimiento eliminan las diferencias de efectivo, lo que también reduce el tiempo dedicado a la administración de back-office. Y como el efectivo se almacena ahora en una caja fuerte certificada, se ha reducido el riesgo de robos y pérdidas.

"Podemos confiar tanto en el dinero que pasa por esas máquinas y en que las cifras son exactas, explica Kathie Bell, administradora de finanzas y supervisora de la sala de máquinas de Wenty Leagues. "Si tengo un problema, puedo volver a la casa y comprobarlo".

"Tener estos informes a mi disposición, la visibilidad de que puedo aprovechar cualquier cosa, me resulta muy fácil. No se trata de montones y montones de papeleo, sino que me da las herramientas para ayudar a los clientes y al personal. Eso simplifica mucho mi vida".

El resultado de una relación a largo plazo

"Wenty Leagues tiene una relación con Gunnebo desde 2015"; explica el director de operaciones, Stuart Jamieson. "Es una relación de la que estamos muy orgullosos y esperamos que crezca con el tiempo y en el futuro".

Gunnebo cree que es igualmente importante no solo disponer de la tecnología, sino comprender el proceso de cambio que debe producirse como resultado de la implantación de esa tecnología. Por eso, una relación continua con los clientes es clave para ofrecerles un valor de por vida.